Come scrivere una lettera di invito – Seconda Parte

Samo 0
Come scrivere una lettera di invito – Seconda Parte

Questo articolo è la seconda parte di Come scrivere una lettera di invito – Prima Parte

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Il galateo dell’ invito impone il calendario degli eventi. Se state programmando un evento di più giorni, la lettera di invito dovrebbe includere quanti più dettagli possibile, in modo che gli ospiti possano pianificare adeguatamente il loro tempo con voi. Ciò significa che il vostro invito deve individuare metodi orari di arrivo e, quando saranno tenuti a partecipare, i tempi per incontri d’affari e delle attività (e le scelte delle attività), le informazioni sui pasti e le informazioni su come raggiungere il posto.
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Il galateo dell’ invito richiede descrizioni delle attività. Quando si scrivono le lettere di invito formali, bisogna fornire una panoramica delle varie attività per aiutare gli ospiti a determinare meglio quello che corrisponde ai loro interessi. Il programma della tua manifestazione è di 1 / 2 giornata o una giornata intera? Qual è la “classe” di quel fiume rapide galleggiante? Qual è l’altitudine in cui si ospita l’evento, e quanto in alto si che il programma di escursioni in mountain bike si prende? Qual è la lunghezza del tempo per una classe di pittura e che cosa si imparerà?
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Il galateo dell’ invito esige informazioni sulla logistica della riunione. Ancora una volta, supponendo che si sta ospitando un programma di più giorni, agli ospiti devono essere fornite con dettagli ciascuno dei seguenti elementi:

* Eventuale prenotazione del volo
* Evento di registrazione
* Prenotazione camere
* L’aeroporto trasferisce
* Dress code
* Tempo
* Le procedure di check-in
* Le voci non rimborsabili
* Host staff contatti
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Sviluppare l’ordine del giorno finale dell’evento. Questo avrà un aspetto diverso rispetto ai materiali invito iniziale, ma devono essere fornite agli ospiti invitati al loro arrivo o appena prima di partecipare a un evento. Esso dovrebbe includere una e-ora per ora (è bene combinare ore) panoramica di ciò che è in programma quando e dove. Se si hanno più tracce contemporaneamente in programma educativo, è utile a delineare le tracce in gruppi in modo che i partecipanti sapere quali argomenti sono in programma quando e dove.
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Creare la lettera di benvenuto all’evento. Molti progettisti lotta con quello che le informazioni che dovrebbero o non dovrebbero includere in lettere di benvenuto. Il miglior consiglio è di mantenere semplice il messaggio di benvenuto, e lasciare che gli ospiti sappiano che sono accolti e apprezzati. Il galateo dell’invito suggerisce che la lettera dovrebbe essere firmata dal conduttore ufficiale della manifestazione.

Uno degli elementi più trascurati invito evento è l’avviso di partenza. Come parte della lettera di benvenuto e tutti i regali di arrivo, è importante fissare i dettagli su come i clienti potranno partire.
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Crea le carte dei menu. Sia che stiate progettando una colazione, pranzo o cena, gli ospiti apprezzano sempre vedere le carte di menu che voci schema di menu per ciascun corso del pasto. Questo dà loro qualcosa di cui parlare quando la raccolta con gli altri al loro tavolo, e consente al personale di attesa per ottenere rapidamente le scelte di menu dai clienti, contribuendo a mantenere il programma in carreggiata. Nota: Se si sta programmando una sorpresa speciale durante il pasto, come dessert a tema a qualche spettacolo unico, è utile per mantenere quelle voci fuori la carta del menu per aumentare l’effetto speciale.
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Creare carte di apprezzamento dei regali. Che si tratti di un regalo di arrivo o un regalo cuscino, ogni dono apprezzamento dovrebbe avere la propria carta di nota regalo. Questa è un’opportunità per rafforzare “grazie” messaggi e fare sentire i tuoi ospiti extra speciale. E ‘efficace inserire testo e messaggi che riflettono il tema della manifestazione stessa.
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Create comunicazioni di partenza individuali. Il giorno prima della partenza dell’evento, consegnare avvisi che ricordano quando dovranno partire, compreso il numero di volo e l’orario di partenza. Ciò offre l’opportunità di correggere gli errori dell’ultimo minuto, che possono essere stati trascurati durante la programmazione della logistica.

Suggerimenti:

1. Assicurarsi di avere un grande designer grafico e di un processo di registrazione online. La sfida che ancora oggi è che molti differenti sistemi di registrazione on-line di eventi esistono, ma tutti richiedono un sacco di personalizzazione o l’uso di sistemi di terze parti sono ancora considerate un po ‘costoso su una base per invitare. Ecco perché molti urbanisti si affidano ancora a propri strumenti di produzione propria e le risorse.
2. Vi troverete un negozio di cartoleria grande. Anche se le organizzazioni si stanno orientando sempre di più per l’utilizzo di forme elettroniche di comunicazione, che ancora non sostituisce l’impatto che gli inviti stampati e materiali di eventi consegnare. Cercare di cancelleria che complimentarmi con il tuo tema dell’evento, e variare gli stili di carta e formati per creare più interesse e il dramma. I vostri ospiti si nota lo sforzo.
3. Creare un modello di replicare e da lì. Progettisti dovrebbero creare un modello di lettere di invito e materiali, e semplicemente aggiornare nuovi eventi a partire dai modelli di precedenti programmi ed eventi. Naturalmente, la cancelleria nuova, grafica, testo, ecc, devono essere scelti e utilizzati, per cui vi è una certa quantità di personalizzazioni richieste ogni volta.

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