Come scrivere una lettera di invito – Prima Parte

Samo 0
Come scrivere una lettera di invito – Prima Parte

I pianificatori di eventi e riunioni sono tenuti a scrivere le lettere di invito formali e non per le riunioni, viaggi e di altri eventi che organizzano. Questo non deve apparire come un compito enorme, ma è importante seguire alcuni passi per seguire l’etichetta adeguata a un invito ed evitare di perdere dettagli importanti per i vostri ospiti.

Difficoltà: Media
Tempo richiesto: iniziare presto per finire all’ultimo momento

Ecco come scrivere una lettera di invito:

1. Creare un tema dell’evento. Prima di scrivere le lettere di invito formale e di materiali, progettisti devono assicurarsi di avere un tema seducente per il programma. Le domande che seguono aiuteranno iniziare il processo di brainstorming: è educativo conferenza, seminario o viaggio incentive? Dove si svolge? Che cosa è unico circa la destinazione o un luogo? Qual è il calendario di massima per l’evento? Quali sono alcuni degli obiettivi alla base del programma? Perché un partecipante vuole partecipare? Queste domande aiuteranno a stabilire un tema di grande evento.

2. Creare un invito elettronico. Molte lettere di invito formale e materiale per i grandi eventi sono stati ora spostati sistemi di registrazione on-line a causa del volume della logistica evento importante che deve essere catturati durante il processo RSVP: grafia dei nomi, recapiti, dietetica, accesso per disabili, esigenze di trasporto, dettagli del programma, le attività di informazione e di più. Nota: Meno eventi complicati può utilizzare una singola pagina web o l’immagine grafica inviata per e-mail per comunicare i dettagli dell’evento e contatti RSVP.

3. Creare un invito stampato. A seconda della natura del programma o di un evento, l’etichetta invito può suggerire che si dovrebbe scrivere le lettere di invito formale e note lasciate che i vostri ospiti sanno che in realtà il valore della loro presenza. Questo è diverso rispetto ai materiali evento, invece, consideriamo un semplice biglietto invito che fornisce preziose informazioni per i tuoi ospiti, tra cui l’ospite e il suo titolo, il tema della, data evento (s) e / o tempo (s), e un RSVP contatto.

4. Scrivi un invito formale. Come parte integrante dell’invito, è opportuno delineare informazioni generiche sul programma e sugli eventi. Ad esempio, se si tratta di un viaggio premio o di una conferenza di più giorni, si includano i seguenti: la destinazione, l’hotel principale / sede della conferenza, il tema principale, gli speaker (con biografia), il calendario, le attività, la logistica e dettagli sulla  registrazione all’evento. lettere di invito e materiali dovrebbero fornire agli ospiti un motivo per partecipare, e includere sempre un invito all’azione.

5. Il galateo dell’ invito inizia con la destinazione / sede. Quando si scrivono le lettere di invito formali, è sempre più sicuro supporre che nessuno sia stato nel luogo in cui si ospita il programma. Ciò significa che si dovrebbe scrivere una breve panoramica della destinazione e / o hotel / struttura / luogo in cui il programma è in corso. Se state organizzando un evento di più giorni, mantenere queste informazioni al livello più generico possibile, ma assicuratevi che ci siano informazioni sufficienti per offrire all’ospite intuizioni uniche del luogo, e perché dovrebbero investire il loro tempo lì con voi.

Continua: Come scrivere una lettera di invito – Seconda Parte

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